Une reprise réussie se joue sur la qualité de la transmission. Voici ce que le syndic sortant détient, selon la réglementation, et la liste de contrôle que nous appliquons.
Ce que détient le syndic sortant
La réglementation est précise. Le syndic « détient les archives du syndicat, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents relatifs à l’immeuble et au syndicat », et en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées et leurs pièces annexes (article 23 du règlement grand-ducal). Il tient également la liste à jour des copropriétaires (article 22) et une comptabilité séparée faisant apparaître la position comptable de chaque copropriétaire (article 24).
Les fonds : le point de contrôle numéro un
« Toutes sommes ou valeurs reçues au nom et pour le compte du syndicat doivent être versées sans délai à un compte bancaire ou postal ouvert au nom du syndicat. » Le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée peut, sous les garanties qu’il détermine, fixer le montant maximum des fonds que le syndic est autorisé à ne pas verser à ce compte (article 28 du règlement grand-ducal).
Les fonds appartiennent donc à la copropriété, pas au syndic. À la reprise, vérifiez l’intitulé exact du compte, les soldes à la date de passation, et les éventuels placements décidés par l’assemblée (article 25).
La liste de contrôle de la reprise
- Titres et structure : état descriptif de division, règlement de copropriété et ses modificatifs transcrits, plans, cadastre vertical.
- Décisions : procès-verbaux d’assemblée et registre, décisions prises hors assemblée par consultation écrite, délégations en cours.
- Comptabilité : derniers comptes approuvés, situation comptable arrêtée à la date de reprise, état des dettes et créances, état nominatif des impayés et leur ancienneté, budget prévisionnel en cours.
- Fonds de travaux : solde global et par lot — les cotisations sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat (article 11 bis de la loi), un candidat acquéreur devant pouvoir en consulter le solde.
- Contrats : ascenseur, chaufferie, nettoyage, espaces verts, maintenance, assurance de l’immeuble — avec leurs échéances et leurs conditions de résiliation.
- Technique : contrôles réglementaires, diagnostics, carnet d’entretien, garanties biennale et décennale, certificat de performance énergétique.
- Chantiers : travaux votés non réalisés, marchés en cours, retenues de garantie, réceptions et réserves.
- Sinistres : dossiers ouverts, correspondances avec l’assureur, expertises, indemnités perçues ou attendues.
- Juridique : procédures et contentieux en cours, recouvrements engagés, hypothèques légales inscrites (article 24 de la loi).
- Personnel : s’il existe un employé d’immeuble, son contrat et les décisions d’assemblée fixant le nombre et la catégorie des emplois (article 21 du règlement grand-ducal).
Le syndic entrant reprend les archives en l’état où elles lui sont remises : il ne peut pas répondre de pièces qu’il n’a jamais reçues. Le réflexe qui protège la copropriété est donc l’inventaire contradictoire de ce qui est transmis, et l’inscription au procès-verbal de l’assemblée suivante de la liste des pièces manquantes et des démarches engagées pour les obtenir.
Pendant l’intervalle
Si la copropriété se trouve momentanément dépourvue de syndic, le président du conseil syndical ou, à défaut, tout membre de ce conseil convoque l’assemblée en vue de la désignation. Jusqu’à l’entrée en fonction du nouveau syndic, le conseil syndical est chargé d’accomplir les actes de gestion courante, y compris les appels de fonds, et les actes nécessités par l’urgence ; ses décisions sont exécutées par son président (article 22 de la loi). La trésorerie ne s’arrête donc pas, à condition qu’un conseil syndical existe.
Les frais de part et d’autre
Les frais de clôture de dossier du syndic sortant et les frais d’ouverture de dossier du syndic entrant, ainsi que l’éventuelle reprise des dossiers comptables antérieurs, relèvent des contrats respectifs et des décisions de l’assemblée. Faites-les expliciter dans les offres : ils font partie du coût réel d’un changement, et ils doivent être connus avant le vote.
Ce que nous faisons à la reprise
Nous vérifions les pièces reçues, reprenons ou ouvrons les comptes bancaires au nom du syndicat, reconstituons la position comptable de chaque copropriétaire, et présentons au conseil syndical un point de situation : ce qui a été transmis, ce qui manque, ce qui doit être régularisé en priorité. Écrivez-nous pour en discuter.
Informations générales sur le droit luxembourgeois de la copropriété (loi modifiée du 16 mai 1975 et règlement grand-ducal du 13 juin 1975, dans leur version consolidée applicable au 1er août 2023). Votre règlement de copropriété peut prévoir des règles particulières, qui prévalent dans les limites fixées par la loi. Ce contenu n’est pas une consultation juridique.