Eine gelungene Übernahme entscheidet sich an der Qualität der Übergabe. Hier, was der ausscheidende Syndic nach den Vorschriften verwahrt, und die Prüfliste, die wir anwenden.
Was der ausscheidende Syndic verwahrt
Die Vorschriften sind genau. Der Syndic „verwahrt das Archiv der Eigentümergemeinschaft sowie alle Vereinbarungen, Belege, Korrespondenzen, Pläne, Register und Unterlagen, die das Gebäude und die Eigentümergemeinschaft betreffen“, insbesondere die Register mit den Protokollen der Versammlungen und deren Anlagen (Artikel 23 der großherzoglichen Verordnung). Er führt ebenso die aktuelle Eigentümerliste (Artikel 22) und eine getrennte Buchhaltung, die die buchhalterische Position jedes Wohnungseigentümers erkennen lässt (Artikel 24).
Die Gelder: der Kontrollpunkt Nummer eins
„Alle im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft erhaltenen Beträge oder Werte sind unverzüglich auf ein auf den Namen der Eigentümergemeinschaft eröffnetes Bank- oder Postkonto einzuzahlen.“ Die Teilungserklärung (règlement de copropriété) oder ein Beschluss der Versammlung kann unter den von ihr bestimmten Sicherheiten den Höchstbetrag der Mittel festlegen, die der Syndic nicht auf dieses Konto einzuzahlen braucht (Artikel 28 der großherzoglichen Verordnung).
Die Gelder gehören also der Eigentümergemeinschaft, nicht dem Syndic. Prüfen Sie bei der Übernahme die genaue Bezeichnung des Kontos, die Salden zum Übergabestichtag und etwaige von der Versammlung beschlossene Anlagen (Artikel 25).
Die Prüfliste für die Übernahme
- Urkunden und Struktur: Aufteilungsbeschreibung (état descriptif de division), Teilungserklärung und ihre eingetragenen Änderungen, Pläne, vertikales Kataster.
- Beschlüsse: Protokolle der Versammlungen und das Register, außerhalb der Versammlung im Wege der schriftlichen Befragung gefasste Beschlüsse, laufende Befugnisübertragungen.
- Buchhaltung: letzte genehmigte Abrechnung, zum Übernahmestichtag abgeschlossene buchhalterische Lage, Aufstellung der Verbindlichkeiten und Forderungen, namentliche Aufstellung der Zahlungsrückstände und ihr Alter, laufender Haushaltsplan.
- Instandhaltungsfonds (fonds de travaux): Gesamtstand und Stand je Einheit — die Beiträge sind an die Einheiten gebunden und fallen endgültig der Eigentümergemeinschaft zu (Artikel 11 bis des Gesetzes), wobei ein Kaufinteressent den Stand einsehen können muss.
- Verträge: Aufzug, Heizungsraum, Reinigung, Grünflächen, Wartung, Gebäudeversicherung — mit ihren Laufzeiten und Kündigungsbedingungen.
- Technik: vorgeschriebene Prüfungen, Gutachten, Instandhaltungsheft, zwei- und zehnjährige Garantien, Energiepass (certificat de performance énergétique).
- Baustellen: beschlossene, aber nicht ausgeführte Arbeiten, laufende Aufträge, Sicherheitseinbehalte, Abnahmen und Vorbehalte.
- Schadenfälle: offene Akten, Korrespondenz mit dem Versicherer, Gutachten, erhaltene oder erwartete Entschädigungen.
- Recht: laufende Verfahren und Rechtsstreitigkeiten, eingeleitete Beitreibungen, eingetragene gesetzliche Hypotheken (Artikel 24 des Gesetzes).
- Personal: besteht ein Hausangestellter, sein Vertrag und die Beschlüsse der Versammlung über Zahl und Kategorie der Stellen (Artikel 21 der großherzoglichen Verordnung).
Der neue Syndic übernimmt das Archiv in dem Zustand, in dem es ihm übergeben wird: er kann nicht für Unterlagen einstehen, die er nie erhalten hat. Der Reflex, der die Eigentümergemeinschaft schützt, ist daher das beidseitige Übergabeverzeichnis des Übergebenen und die Aufnahme der Liste der fehlenden Unterlagen und der zu ihrer Beschaffung eingeleiteten Schritte in das Protokoll der nächsten Versammlung.
In der Zwischenzeit
Ist die Eigentümergemeinschaft vorübergehend ohne Syndic, so beruft der Vorsitzende des Verwaltungsrats (conseil syndical) oder, in dessen Fehlen, jedes Mitglied dieses Rates die Versammlung zur Bestellung ein. Bis zum Amtsantritt des neuen Syndic hat der Verwaltungsrat die Maßnahmen der laufenden Verwaltung, einschließlich der Mittelabrufe, und die durch Dringlichkeit gebotenen Maßnahmen zu treffen; seine Beschlüsse werden von seinem Vorsitzenden ausgeführt (Artikel 22 des Gesetzes). Die Liquidität bricht also nicht ab, vorausgesetzt, es besteht ein Verwaltungsrat.
Die Kosten auf beiden Seiten
Die Gebühren für den Abschluss der Akte beim ausscheidenden Syndic und für die Anlage der Akte beim neuen Syndic sowie die etwaige Übernahme früherer Buchhaltungsakten richten sich nach den jeweiligen Verträgen und den Beschlüssen der Versammlung. Lassen Sie sie in den Angeboten ausdrücklich ausweisen: sie gehören zu den tatsächlichen Kosten eines Wechsels und müssen vor der Abstimmung bekannt sein.
Was wir bei der Übernahme leisten
Wir prüfen die erhaltenen Unterlagen, übernehmen oder eröffnen die Bankkonten im Namen der Eigentümergemeinschaft, rekonstruieren die buchhalterische Position jedes Wohnungseigentümers und legen dem Verwaltungsrat eine Lagebeschreibung vor: was übergeben wurde, was fehlt, was vorrangig zu bereinigen ist. Schreiben Sie uns, um darüber zu sprechen.
Allgemeine Informationen zum luxemburgischen Wohnungseigentumsrecht (geändertes Gesetz vom 16. Mai 1975 und großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975, in ihrer am 1. August 2023 geltenden konsolidierten Fassung). Ihre Teilungserklärung kann besondere Regelungen vorsehen, die innerhalb der gesetzlichen Grenzen vorgehen. Dieser Inhalt ist keine Rechtsberatung.