Uma transição bem conseguida joga-se na qualidade da transmissão. Veja o que o syndic (administrador de condomínios) cessante detém, segundo a regulamentação, e a lista de controlo que aplicamos.
O que detém o syndic cessante
A regulamentação é precisa. O syndic «detém os arquivos da copropriedade, bem como todas as convenções, documentos, correspondência, plantas, livros de registo e peças relativas ao edifício e à copropriedade», e em particular os livros que contêm as atas das assembleias e as respetivas peças anexas (artigo 23.º do regulamento grão-ducal). Mantém também a lista atualizada dos condóminos (artigo 22.º) e uma contabilidade separada que apura a posição contabilística de cada condómino (artigo 24.º).
Os fundos: o ponto de controlo número um
«Todas as quantias ou valores recebidos em nome e por conta da copropriedade devem ser depositados sem demora numa conta bancária ou postal aberta em nome desta.» O règlement de copropriété (regulamento da copropriedade) ou uma deliberação da assembleia pode, com as garantias que determine, fixar o montante máximo dos fundos que o syndic está autorizado a não depositar nessa conta (artigo 28.º do regulamento grão-ducal).
Os fundos pertencem, portanto, à copropriedade, e não ao syndic. Na transição, verifique a designação exata da conta, os saldos à data da transmissão e as eventuais aplicações decididas pela assembleia (artigo 25.º).
A lista de controlo da transição
- Títulos e estrutura: état descriptif de division (descrição e divisão do edifício), regulamento da copropriedade e os seus modificativos transcritos, plantas, cadastro vertical.
- Deliberações: atas de assembleia e livro de registo, deliberações tomadas fora da assembleia por consulta escrita, delegações em curso.
- Contabilidade: últimas contas aprovadas, situação contabilística encerrada à data da transição, mapa das dívidas e dos créditos, mapa nominativo dos atrasos de pagamento e a sua antiguidade, orçamento previsional em curso.
- Fonds de travaux: saldo global e por fração — as contribuições estão associadas às frações e são definitivamente adquiridas pela copropriedade (artigo 11.º bis da lei), devendo um candidato adquirente poder consultar o respetivo saldo.
- Contratos: elevador, central térmica, limpeza, espaços verdes, manutenção, seguro do edifício — com os respetivos prazos e condições de resolução.
- Técnica: controlos regulamentares, diagnósticos, livro de manutenção, garantias bienal e decenal, certificado de desempenho energético.
- Obras: obras votadas e não realizadas, contratos em curso, retenções de garantia, receções e reservas.
- Sinistros: processos abertos, correspondência com a seguradora, peritagens, indemnizações recebidas ou esperadas.
- Jurídico: processos e litígios em curso, cobranças iniciadas, hipotecas legais inscritas (artigo 24.º da lei).
- Pessoal: se existir um empregado do edifício, o seu contrato e as deliberações da assembleia que fixam o número e a categoria dos postos (artigo 21.º do regulamento grão-ducal).
O syndic entrante recebe os arquivos no estado em que lhe são entregues: não pode responder por peças que nunca recebeu. O reflexo que protege a copropriedade é, por isso, o inventário contraditório do que é transmitido, e a inscrição na ata da assembleia seguinte da lista das peças que faltam e das diligências iniciadas para as obter.
Durante o intervalo
Se a copropriedade se encontrar momentaneamente sem syndic, o presidente do conseil syndical (comissão de condóminos) ou, na sua falta, qualquer membro desse conselho convoca a assembleia para a designação. Até à entrada em funções do novo syndic, o conseil syndical fica encarregado de praticar os atos de gestão corrente, incluindo as chamadas de fundos, e os atos exigidos pela urgência; as suas deliberações são executadas pelo seu presidente (artigo 22.º da lei). A tesouraria não para, portanto, desde que exista um conseil syndical.
Os custos de um lado e do outro
Os custos de encerramento de processo do syndic cessante e os custos de abertura de processo do syndic entrante, bem como a eventual retoma dos processos contabilísticos anteriores, dependem dos respetivos contratos e das deliberações da assembleia. Mande explicitá-los nas propostas: fazem parte do custo real de uma mudança e devem ser conhecidos antes da votação.
O que fazemos na transição
Verificamos as peças recebidas, retomamos ou abrimos as contas bancárias em nome da copropriedade, reconstituímos a posição contabilística de cada condómino e apresentamos ao conseil syndical um ponto de situação: o que foi transmitido, o que falta, o que deve ser regularizado prioritariamente. Escreva-nos para falarmos sobre isso.
Informações gerais sobre o direito luxemburguês da copropriedade (lei alterada de 16 de maio de 1975 e regulamento grão-ducal de 13 de junho de 1975, na versão consolidada aplicável a 1 de agosto de 2023). O seu regulamento da copropriedade pode estabelecer regras específicas, que prevalecem nos limites fixados pela lei. Este conteúdo não constitui uma consulta jurídica.