Comparar propostas de syndic (administrador de condomínios) é um exercício saudável e não tem nada de agressivo: é boa governação. É preciso, no entanto, comparar coisas comparáveis, porque dois honorários próximos podem cobrir perímetros muito diferentes.
O que o direito luxemburguês exige, e o que não exige
Digamo-lo desde já, para afastar uma confusão frequente: a lei luxemburguesa não impõe qualquer procedimento de abertura do syndic a concurso. Impõe que a designação seja votada em assembleia por maioria absoluta (artigo 16.º-c) da lei) e que as condições de remuneração, bem como as modalidades específicas de execução do mandato, sejam fixadas pela assembleia (artigo 19.º do regulamento grão-ducal).
A abertura a concurso é, por isso, uma boa prática, não uma formalidade legal. São livres de a organizar como entenderem — e é uma liberdade que vale a pena usar.
O calendário
A assembleia ordinária anual é o momento natural. Siga o fio ao contrário:
- termo do mandato em curso (a ata de designação indica-o; a duração não pode exceder três anos);
- data da assembleia, tendo em conta o prazo de convocatória de quinze dias no mínimo, ou mais se o seu regulamento o alargar (artigo 3.º do regulamento grão-ducal);
- tempo necessário para recolher e comparar as propostas: conte com várias semanas.
No Luxemburgo, as assembleias concentram-se no primeiro semestre: inicie a diligência vários meses antes, caso contrário o ponto chegará demasiado tarde para ser instruído com seriedade.
Quem conduz
O conseil syndical (comissão de condóminos) é o interlocutor natural: a sua missão é precisamente apoiar e fiscalizar, e os seus membros habilitados podem consultar as peças de gestão no escritório do syndic (artigo 16.º do regulamento grão-ducal). Na falta de conseil syndical, um ou vários condóminos que representem pelo menos um quarto dos votos podem pedir a convocatória de uma assembleia e a inscrição do ponto (artigo 2.º do regulamento grão-ducal).
Os documentos a entregar aos candidatos
Sem estes elementos, uma proposta é apenas um preço. Com eles, é de facto uma proposta:
- número e natureza das frações (principais, caves, estacionamentos), état descriptif de division (descrição e divisão do edifício) e quotas-partes;
- règlement de copropriété (regulamento da copropriedade) e os seus modificativos, regulamento de ordem interna;
- as duas ou três últimas atas de assembleia;
- as últimas contas aprovadas, o orçamento previsional em curso, o mapa das dívidas e dos créditos;
- o mapa dos atrasos de pagamento e a sua antiguidade;
- o saldo do fonds de travaux (fundo de obras) e o seu histórico;
- os contratos em curso e os seus prazos: elevador, central térmica, limpeza, espaços verdes, seguro do edifício;
- os controlos regulamentares e os diagnósticos técnicos, o livro de manutenção;
- as obras votadas e não realizadas, as obras em curso, as garantias em vigor;
- os sinistros e os litígios em curso.
- o que está incluído: assembleia ordinária anual, contabilidade, acertos individuais, declaração dos sinistros, número de visitas à residência por ano;
- o que está excluído e é faturado em acréscimo: assembleia extraordinária, gestão dos processos de sinistro, acompanhamento administrativo das obras, direção de obra delegada;
- os custos de abertura e de encerramento de processo;
- as prestações individuais faturadas ao condómino que delas beneficia (certificado de transmissão, acerto do inquilino, cópias);
- a indexação dos honorários e a duração do mandato proposta;
- o modo de remuneração sobre obras e sobre indemnizações de sinistro, se for o caso.
O que é preciso fazer votar
Dois objetos, não apenas um: a designação do syndic (maioria absoluta, artigo 16.º-c)) e as condições da sua remuneração e as modalidades de execução do seu mandato (maioria do artigo 15.º, artigo 19.º do regulamento grão-ducal). Faça constar o contrato proposto nos documentos da assembleia, para que a votação incida sobre um documento e não sobre uma intenção.
Uma palavra sobre a cortesia
Abrir a concurso não obriga a qualquer crítica ao syndic em funções, e nós nunca a formulamos: apresentamos o nosso perímetro, o nosso método e o nosso preço, e a assembleia decide. É também isso que tem o direito de esperar de qualquer candidato sério.
Pedir uma proposta
Estudamos a sua copropriedade e entregamos-lhe uma proposta de honorários detalhada, com um perímetro explícito. O estudo é gratuito e sem compromisso: compara com serenidade antes da assembleia geral.
Informações gerais sobre o direito luxemburguês da copropriedade (lei alterada de 16 de maio de 1975 e regulamento grão-ducal de 13 de junho de 1975, na versão consolidada aplicável a 1 de agosto de 2023). O seu regulamento da copropriedade pode estabelecer regras específicas, que prevalecem nos limites fixados pela lei. Este conteúdo não constitui uma consulta jurídica.