Comparer des syndics est un exercice sain, et il n’a rien d’agressif : c’est de la bonne gouvernance. Encore faut-il comparer des choses comparables, car deux honoraires voisins peuvent couvrir des périmètres très différents.
Ce que le droit luxembourgeois exige, et ce qu’il n’exige pas
Disons-le d’emblée pour écarter une confusion fréquente : la loi luxembourgeoise n’impose pas de procédure de mise en concurrence du syndic. Elle impose que la désignation soit votée en assemblée à la majorité absolue (article 16 c) de la loi) et que les conditions de rémunération ainsi que les modalités particulières d’exécution du mandat soient fixées par l’assemblée (article 19 du règlement grand-ducal).
La mise en concurrence est donc une bonne pratique, pas une formalité légale. Vous êtes libres de l’organiser comme vous l’entendez — et c’est une liberté à utiliser.
Le calendrier
L’assemblée ordinaire annuelle est le moment naturel. Remontez le fil :
- échéance du mandat en cours (le procès-verbal de désignation l’indique ; la durée ne peut excéder trois ans) ;
- date de l’assemblée, en tenant compte du délai de convocation de quinze jours au minimum, ou plus si votre règlement l’allonge (article 3 du règlement grand-ducal) ;
- temps nécessaire pour recueillir et comparer les offres : comptez plusieurs semaines.
Au Luxembourg, les assemblées se concentrent sur le premier semestre : engagez la démarche plusieurs mois à l’avance, faute de quoi le point arrivera trop tard pour être instruit sérieusement.
Qui pilote
Le conseil syndical est l’interlocuteur naturel : sa mission est précisément d’assister et de contrôler, et ses membres habilités peuvent consulter les pièces de gestion au bureau du syndic (article 16 du règlement grand-ducal). À défaut de conseil syndical, un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent demander la convocation d’une assemblée et l’inscription du point (article 2 du règlement grand-ducal).
Les pièces à remettre aux candidats
Sans ces éléments, une offre n’est qu’un tarif. Avec eux, c’est une proposition :
- nombre et nature des lots (principaux, caves, parkings), état descriptif de division et quotes-parts ;
- règlement de copropriété et ses modificatifs, règlement d’ordre intérieur ;
- les deux ou trois derniers procès-verbaux d’assemblée ;
- les derniers comptes approuvés, le budget prévisionnel en cours, l’état des dettes et créances ;
- l’état des impayés et son ancienneté ;
- le solde du fonds de travaux et son historique ;
- les contrats en cours et leurs échéances : ascenseur, chaufferie, nettoyage, espaces verts, assurance de l’immeuble ;
- les contrôles réglementaires et diagnostics techniques, le carnet d’entretien ;
- les travaux votés non réalisés, les chantiers en cours, les garanties en vigueur ;
- les sinistres et les contentieux en cours.
- ce qui est inclus : assemblée ordinaire annuelle, comptabilité, décomptes individuels, déclaration des sinistres, nombre de visites de la résidence par an ;
- ce qui est exclu et facturé en sus : assemblée extraordinaire, gestion des dossiers de sinistres, suivi administratif des travaux, maîtrise d’ouvrage déléguée ;
- les frais d’ouverture et de clôture de dossier ;
- les prestations individuelles facturées au copropriétaire qui en bénéficie (certificat de mutation, décompte locataire, copies) ;
- l’indexation des honoraires et la durée du mandat proposée ;
- le mode de rémunération sur travaux et sur indemnités de sinistre, le cas échéant.
Ce qu’il faut faire voter
Deux objets, pas un seul : la désignation du syndic (majorité absolue, article 16 c)) et les conditions de sa rémunération et les modalités d’exécution de son mandat (majorité de l’article 15, article 19 du règlement grand-ducal). Faites figurer le contrat proposé dans les pièces de l’assemblée, pour que le vote porte sur un document et non sur une intention.
Un mot sur la courtoisie
Mettre en concurrence n’oblige à aucune critique du syndic en place, et nous n’en formulons jamais : nous présentons notre périmètre, notre méthode et notre prix, et l’assemblée tranche. C’est aussi ce que vous êtes en droit d’attendre de tout candidat sérieux.
Demander une proposition
Nous étudions votre copropriété et vous remettons une proposition d’honoraires détaillée, avec un périmètre explicite. L’étude est gratuite et sans engagement : vous comparez sereinement avant l’assemblée générale.
Informations générales sur le droit luxembourgeois de la copropriété (loi modifiée du 16 mai 1975 et règlement grand-ducal du 13 juin 1975, dans leur version consolidée applicable au 1er août 2023). Votre règlement de copropriété peut prévoir des règles particulières, qui prévalent dans les limites fixées par la loi. Ce contenu n’est pas une consultation juridique.