Syndics zu vergleichen ist eine gesunde Übung, und sie hat nichts Angriffslustiges: sie ist gute Verwaltungspraxis. Allerdings muss man Vergleichbares vergleichen, denn zwei ähnliche Honorare können sehr unterschiedliche Leistungsumfänge abdecken.
Was das luxemburgische Recht verlangt, und was nicht
Sagen wir es gleich, um eine häufige Verwechslung auszuräumen: das luxemburgische Gesetz schreibt kein Ausschreibungsverfahren für den Syndic vor. Es schreibt vor, dass die Bestellung in der Versammlung mit absoluter Mehrheit beschlossen wird (Artikel 16 c) des Gesetzes) und dass die Vergütungsbedingungen sowie die besonderen Modalitäten der Ausführung des Mandats von der Versammlung festgelegt werden (Artikel 19 der großherzoglichen Verordnung).
Die Ausschreibung ist somit eine bewährte Praxis und keine gesetzliche Formalität. Sie können sie frei nach Ihren Vorstellungen organisieren — und diese Freiheit sollten Sie nutzen.
Der Zeitplan
Die jährliche ordentliche Versammlung ist der natürliche Zeitpunkt. Rechnen Sie zurück:
- Ende des laufenden Mandats (das Protokoll der Bestellung nennt es; die Dauer darf drei Jahre nicht überschreiten);
- Termin der Versammlung, unter Berücksichtigung der Einladungsfrist von mindestens fünfzehn Tagen oder einer längeren Frist, wenn Ihre Teilungserklärung (règlement de copropriété) sie verlängert (Artikel 3 der großherzoglichen Verordnung);
- Zeit, um die Angebote einzuholen und zu vergleichen: rechnen Sie mit mehreren Wochen.
In Luxemburg häufen sich die Versammlungen im ersten Halbjahr: beginnen Sie mehrere Monate im Voraus, sonst kommt der Punkt zu spät, um gründlich vorbereitet zu werden.
Wer die Sache führt
Der Verwaltungsrat (conseil syndical) ist der natürliche Ansprechpartner: seine Aufgabe ist gerade das Unterstützen und das Überwachen, und seine dazu befugten Mitglieder können die Verwaltungsunterlagen im Büro des Syndic einsehen (Artikel 16 der großherzoglichen Verordnung). Besteht kein Verwaltungsrat, so können ein oder mehrere Wohnungseigentümer, die mindestens ein Viertel der Stimmen vertreten, die Einberufung einer Versammlung und die Aufnahme des Punktes verlangen (Artikel 2 der großherzoglichen Verordnung).
Die Unterlagen für die Bewerber
Ohne diese Angaben ist ein Angebot nur ein Tarif. Mit ihnen ist es ein Vorschlag:
- Zahl und Art der Einheiten (Hauptnutzungen, Keller, Stellplätze), Aufteilungsbeschreibung (état descriptif de division) und Miteigentumsanteile;
- Teilungserklärung und ihre Änderungen, Hausordnung;
- die letzten zwei oder drei Protokolle der Versammlungen;
- die letzte genehmigte Abrechnung, der laufende Haushaltsplan, die Aufstellung der Verbindlichkeiten und Forderungen;
- die Aufstellung der Zahlungsrückstände und ihr Alter;
- der Stand des Instandhaltungsfonds (fonds de travaux) und seine Entwicklung;
- die laufenden Verträge und ihre Laufzeiten: Aufzug, Heizungsraum, Reinigung, Grünflächen, Gebäudeversicherung;
- die vorgeschriebenen Prüfungen und technischen Gutachten, das Instandhaltungsheft;
- die beschlossenen, aber nicht ausgeführten Arbeiten, die laufenden Baustellen, die geltenden Garantien;
- die laufenden Schadenfälle und Rechtsstreitigkeiten.
- was enthalten ist: jährliche ordentliche Versammlung, Buchhaltung, Einzelabrechnungen, Schadenmeldungen, Zahl der Besuche der Residenz pro Jahr;
- was ausgeschlossen und zusätzlich berechnet wird: außerordentliche Versammlung, Bearbeitung von Schadenakten, administrative Begleitung von Arbeiten, übertragene Bauherrenfunktion;
- die Gebühren für Anlage und Abschluss der Akte;
- die Einzelleistungen, die dem Wohnungseigentümer berechnet werden, der sie in Anspruch nimmt (Übertragungsbescheinigung, Mieterabrechnung, Kopien);
- die Indexierung der Honorare und die vorgeschlagene Dauer des Mandats;
- gegebenenfalls die Art der Vergütung bei Arbeiten und bei Schadensentschädigungen.
Worüber abgestimmt werden muss
Zwei Gegenstände, nicht nur einer: die Bestellung des Syndic (absolute Mehrheit, Artikel 16 c)) und die Bedingungen seiner Vergütung und die Modalitäten der Ausführung seines Mandats (Mehrheit des Artikels 15, Artikel 19 der großherzoglichen Verordnung). Nehmen Sie den vorgeschlagenen Vertrag in die Unterlagen der Versammlung auf, damit die Abstimmung ein Dokument betrifft und keine Absicht.
Ein Wort zum Umgangston
Eine Ausschreibung verpflichtet zu keiner Kritik am amtierenden Syndic, und wir äußern niemals eine: wir legen unseren Leistungsumfang, unsere Methode und unseren Preis vor, und die Versammlung entscheidet. Das dürfen Sie auch von jedem seriösen Bewerber erwarten.
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Allgemeine Informationen zum luxemburgischen Wohnungseigentumsrecht (geändertes Gesetz vom 16. Mai 1975 und großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975, in ihrer am 1. August 2023 geltenden konsolidierten Fassung). Ihre Teilungserklärung kann besondere Regelungen vorsehen, die innerhalb der gesetzlichen Grenzen vorgehen. Dieser Inhalt ist keine Rechtsberatung.