Un vote éclairé suppose d’avoir lu les pièces avant la séance. Le règlement grand-ducal du 13 juin 1975 ne laisse pas ce point à l’appréciation du syndic : il énumère ce qui doit vous être transmis, et quand.
Une règle qui protège : pas de vote hors ordre du jour
L’assemblée ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour, et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux articles 3 à 5 du règlement grand-ducal (article 6). Autrement dit, une résolution qui surgit en séance ne peut pas être valablement votée. Cette règle est votre meilleure protection contre les décisions improvisées.
Les pièces notifiées au plus tard avec l’ordre du jour
L’article 5 du règlement grand-ducal impose la transmission, au plus tard en même temps que l’ordre du jour, des documents suivants :
- lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes : le compte des recettes et des dépenses de l’exercice écoulé, un état des dettes et créances et la situation de la trésorerie ;
- lorsqu’elle est appelée à voter les crédits du prochain exercice : le budget prévisionnel, accompagné des documents ci-dessus ;
- lorsqu’elle est appelée à établir ou modifier le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ou l’état de répartition des charges : le projet correspondant ;
- lorsqu’elle est appelée à approuver ou autoriser une transaction, un devis ou un marché de travaux : les conditions essentielles du contrat proposé ;
- lorsqu’elle doit statuer sur certaines questions des articles 16, 17 et 30 de la loi, ou autoriser le syndic à agir en justice : le projet de résolution.
Faire ajouter un point après l’envoi de la convocation
Vous pouvez compléter l’ordre du jour. Dans les six jours de la convocation, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, notifient à la personne qui a convoqué l’assemblée les questions dont ils demandent l’inscription. Celle-ci notifie aux membres de l’assemblée un état de ces questions cinq jours au moins avant la réunion (article 4 du règlement grand-ducal).
Six jours, c’est court. Le réflexe utile est donc d’annoncer vos demandes au syndic avant l’envoi de la convocation : elles sont alors portées d’emblée à l’ordre du jour, avec les pièces nécessaires.
Une demande formulée en une ligne a peu de chances d’être votée. Un projet de résolution rédigé, un devis, un plan ou un visuel, et une estimation du coût par lot : c’est ce qui transforme une idée en décision. Le conseil syndical peut vous aider à la mettre en forme.
Qui vérifie les comptes en amont
Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, et notamment sa comptabilité, la répartition des dépenses et les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés. Un ou plusieurs de ses membres habilités peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic et après l’en avoir avisé, des pièces et registres de gestion (article 16 du règlement grand-ducal). L’assemblée peut également mandater un audit.
Besoin d’une pièce précise
Si un document vous manque ou si une ligne de compte vous paraît obscure, demandez-la avant la séance : une question posée en amont se traite, une question posée en séance se reporte. Écrivez-nous en indiquant votre résidence et votre lot, nous vous répondons sur votre situation.
Informations générales sur le droit luxembourgeois de la copropriété (loi modifiée du 16 mai 1975 et règlement grand-ducal du 13 juin 1975, dans leur version consolidée applicable au 1er août 2023). Votre règlement de copropriété peut prévoir des règles particulières, qui prévalent dans les limites fixées par la loi. Ce contenu n’est pas une consultation juridique.