Uma votação esclarecida exige ter lido os documentos antes da sessão. O regulamento grão-ducal de 13 de junho de 1975 não deixa este ponto ao critério do syndic (administrador de condomínios): enumera o que lhe deve ser transmitido, e quando.
Uma regra que protege: não há votação fora da ordem de trabalhos
A assembleia só delibera validamente sobre as questões inscritas na ordem de trabalhos, e na medida em que as notificações tenham sido feitas em conformidade com os artigos 3.º a 5.º do regulamento grão-ducal (artigo 6.º). Dito de outro modo, uma deliberação que surja na sessão não pode ser validamente votada. Esta regra é a sua melhor proteção contra decisões improvisadas.
Os documentos notificados, no limite, com a ordem de trabalhos
O artigo 5.º do regulamento grão-ducal impõe a transmissão, no limite ao mesmo tempo que a ordem de trabalhos, dos seguintes documentos:
- quando a assembleia é chamada a aprovar as contas: a conta de receitas e despesas do exercício findo, um mapa das dívidas e dos créditos e a situação de tesouraria;
- quando é chamada a votar as verbas do exercício seguinte: o orçamento previsional, acompanhado dos documentos acima;
- quando é chamada a elaborar ou a alterar o règlement de copropriété (regulamento da copropriedade), o état descriptif de division (descrição e divisão do edifício) ou o mapa de repartição dos encargos: o projeto correspondente;
- quando é chamada a aprovar ou autorizar uma transação, um orçamento ou um contrato de obras: as condições essenciais do contrato proposto;
- quando deve deliberar sobre certas questões dos artigos 16.º, 17.º e 30.º da lei, ou autorizar o syndic a recorrer a tribunal: o projeto de deliberação.
Fazer acrescentar um ponto depois do envio da convocatória
Pode completar a ordem de trabalhos. No prazo de seis dias a contar da convocatória, um ou vários condóminos, ou o conseil syndical (comissão de condóminos), notificam a quem convocou a assembleia as questões cuja inscrição pedem. Esta notifica aos membros da assembleia um mapa dessas questões pelo menos cinco dias antes da reunião (artigo 4.º do regulamento grão-ducal).
Seis dias é pouco. O reflexo útil é, por isso, anunciar os seus pedidos ao syndic antes do envio da convocatória: ficam desde logo inscritos na ordem de trabalhos, com os documentos necessários.
Um pedido formulado numa linha tem poucas probabilidades de ser votado. Um projeto de deliberação redigido, um orçamento, uma planta ou uma imagem, e uma estimativa do custo por fração: é isso que transforma uma ideia numa decisão. O conseil syndical pode ajudá-lo a dar-lhe forma.
Quem verifica as contas antecipadamente
O conseil syndical fiscaliza a gestão do syndic, nomeadamente a sua contabilidade, a repartição das despesas e as condições em que os contratos são celebrados e executados. Um ou vários dos seus membros habilitados podem tomar conhecimento e obter cópia, no escritório do syndic e depois de o terem avisado, das peças e dos livros de gestão (artigo 16.º do regulamento grão-ducal). A assembleia pode também mandatar uma auditoria.
Precisa de um documento em concreto
Se lhe faltar um documento ou se uma linha de conta lhe parecer obscura, peça-a antes da sessão: uma questão colocada antecipadamente trata-se, uma questão colocada na sessão adia-se. Escreva-nos indicando a sua residência e a sua fração, e respondemos-lhe sobre a sua situação.
Informações gerais sobre o direito luxemburguês da copropriedade (lei alterada de 16 de maio de 1975 e regulamento grão-ducal de 13 de junho de 1975, na versão consolidada aplicável a 1 de agosto de 2023). O seu regulamento da copropriedade pode estabelecer regras específicas, que prevalecem nos limites fixados pela lei. Este conteúdo não constitui uma consulta jurídica.