Eine fundierte Abstimmung setzt voraus, die Unterlagen vor der Sitzung gelesen zu haben. Die großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975 stellt diesen Punkt nicht in das Ermessen des Syndic: sie zählt auf, was Ihnen übermittelt werden muss, und wann.
Eine Regel, die schützt: keine Abstimmung außerhalb der Tagesordnung
Die Versammlung beschließt wirksam nur über die auf der Tagesordnung stehenden Fragen, und nur soweit die Zustellungen nach den Artikeln 3 bis 5 der großherzoglichen Verordnung erfolgt sind (Artikel 6). Anders gesagt: ein Beschluss, der erst in der Sitzung auftaucht, kann nicht wirksam gefasst werden. Diese Regel ist Ihr bester Schutz vor improvisierten Entscheidungen.
Die Unterlagen, die spätestens mit der Tagesordnung zugestellt werden
Artikel 5 der großherzoglichen Verordnung verlangt die Übermittlung der folgenden Unterlagen spätestens zugleich mit der Tagesordnung:
- soll die Versammlung die Abrechnung genehmigen: die Einnahmen- und Ausgabenrechnung des abgelaufenen Geschäftsjahres, eine Aufstellung der Verbindlichkeiten und Forderungen und die Liquiditätslage;
- soll sie über die Mittel des nächsten Geschäftsjahres beschließen: den Haushaltsplan samt den vorgenannten Unterlagen;
- soll sie die Teilungserklärung (règlement de copropriété), die Aufteilungsbeschreibung oder die Kostenverteilung erstellen oder ändern: den entsprechenden Entwurf;
- soll sie ein Rechtsgeschäft, ein Kostenangebot oder einen Bauauftrag genehmigen oder bewilligen: die wesentlichen Bedingungen des vorgeschlagenen Vertrags;
- soll sie über bestimmte Fragen der Artikel 16, 17 und 30 des Gesetzes entscheiden oder den Syndic zur Klageerhebung ermächtigen: die Beschlussvorlage.
Nach dem Versand der Einladung einen Punkt ergänzen lassen
Sie können die Tagesordnung ergänzen. Innerhalb von sechs Tagen ab der Einladung teilen ein oder mehrere Wohnungseigentümer oder der Verwaltungsrat (conseil syndical) derjenigen Person, die die Versammlung einberufen hat, die Fragen mit, deren Aufnahme sie verlangen. Diese stellt den Mitgliedern der Versammlung eine Aufstellung dieser Fragen mindestens fünf Tage vor der Sitzung zu (Artikel 4 der großherzoglichen Verordnung).
Sechs Tage sind kurz. Der nützliche Reflex ist daher, Ihre Anliegen dem Syndic vor dem Versand der Einladung anzuzeigen: sie kommen dann von Anfang an auf die Tagesordnung, mit den erforderlichen Unterlagen.
Ein in einer Zeile formuliertes Anliegen hat wenig Aussicht, beschlossen zu werden. Eine ausformulierte Beschlussvorlage, ein Kostenangebot, ein Plan oder eine Ansicht und eine Schätzung der Kosten je Einheit: das macht aus einer Idee eine Entscheidung. Der Verwaltungsrat kann Ihnen bei der Ausarbeitung helfen.
Wer die Abrechnung im Vorfeld prüft
Der Verwaltungsrat überwacht die Geschäftsführung des Syndic, insbesondere seine Buchhaltung, die Verteilung der Ausgaben und die Bedingungen, unter denen Aufträge erteilt und ausgeführt werden. Eines oder mehrere seiner dazu befugten Mitglieder können im Büro des Syndic und nach vorheriger Ankündigung die Belege und Verwaltungsregister einsehen und Kopien davon nehmen (Artikel 16 der großherzoglichen Verordnung). Die Versammlung kann auch eine Revision in Auftrag geben.
Sie brauchen eine bestimmte Unterlage
Fehlt Ihnen ein Dokument oder erscheint Ihnen eine Position der Abrechnung unklar, so fordern Sie sie vor der Sitzung an: eine im Vorfeld gestellte Frage lässt sich klären, eine in der Sitzung gestellte Frage wird vertagt. Schreiben Sie uns unter Angabe Ihrer Residenz und Ihrer Einheit, wir antworten Ihnen zu Ihrer Lage.
Allgemeine Informationen zum luxemburgischen Wohnungseigentumsrecht (geändertes Gesetz vom 16. Mai 1975 und großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975, in ihrer am 1. August 2023 geltenden konsolidierten Fassung). Ihre Teilungserklärung kann besondere Regelungen vorsehen, die innerhalb der gesetzlichen Grenzen vorgehen. Dieser Inhalt ist keine Rechtsberatung.