Le décompte est le moment de vérité de l’exercice : il confronte ce que vous avez provisionné à ce que votre lot a réellement coûté. L’écart est régularisé, en votre faveur ou à votre charge. Un décompte est établi au moins une fois par exercice.
Les pièces que vous recevez avant de voter
Lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes, sont notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour : le compte des recettes et des dépenses de l’exercice écoulé, un état des dettes et créances et la situation de la trésorerie (article 5, 1°, du règlement grand-ducal). Vous disposez donc de ces éléments avant la séance, et non le jour même. Si l’assemblée vote aussi le budget du prochain exercice, celui-ci est joint (article 5, 2°).
Les trois étages d’un décompte
- Les charges générales, réparties aux quotes-parts : conservation, entretien et administration des parties communes (article 7, alinéa 1er).
- Les charges d’équipement, réparties selon la clé propre à chaque équipement — à défaut de convention, en fonction de l’utilité que l’équipement présente pour chaque lot (article 7, alinéa 2).
- Les charges individualisées, affectées directement à votre lot lorsqu’un comptage existe : eau chaude, eau froide, chauffage. Le solde non réparti par les compteurs est ventilé selon la clé prévue au règlement.
C’est le comptage divisionnaire qui explique qu’à quote-part identique, deux lots puissent présenter des décomptes très différents. Vérifier ses relevés est donc utile.
Ce que vous pouvez contrôler
- la cohérence des quotes-parts appliquées à votre lot, par rapport à l’état descriptif de division ;
- la clé de répartition retenue pour chaque poste, au regard du règlement de copropriété ;
- les relevés de compteurs (index de début et de fin de période) ;
- le report de solde de l’exercice précédent, et l’imputation de vos versements ;
- les postes exceptionnels : un sinistre, des travaux votés, une régularisation de contrat.
Le contrôle collectif
Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité et la répartition des dépenses, et ses membres habilités peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, des pièces, documents et registres de gestion (article 16 du règlement grand-ducal). L’assemblée peut également faire vérifier les comptes par des réviseurs de caisse ou mandater un audit. C’est la voie la plus efficace pour un examen approfondi.
Si votre lot a changé de mains en cours d’exercice
La répartition des charges de l’exercice entre le vendeur et l’acquéreur est en principe réglée par l’acte de vente, qui prévaut — nous nous y conformons. Attention toutefois : la loi prévoit que l’acquéreur d’un lot est solidairement tenu avec le vendeur des charges restant dues au titre de l’exercice clos et des mois de l’exercice en cours (article 25 de la loi). D’où l’intérêt de réclamer le certificat du syndic avant la signature.
Les décisions d’assemblée — dont l’approbation des comptes — ne peuvent être contestées que par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal, à peine de déchéance (article 34). Une anomalie signalée dans les jours qui suivent la réception du décompte se traite ; la même anomalie signalée un an plus tard est beaucoup plus difficile à redresser.
Faire reprendre un décompte avec nous
Envoyez-nous votre décompte en indiquant la ligne qui vous interroge. Nous la rapprochons des factures, des relevés et de la clé du règlement, et nous vous expliquons le calcul. Si une erreur est établie, elle est corrigée.
Informations générales sur le droit luxembourgeois de la copropriété (loi modifiée du 16 mai 1975 et règlement grand-ducal du 13 juin 1975, dans leur version consolidée applicable au 1er août 2023). Votre règlement de copropriété peut prévoir des règles particulières, qui prévalent dans les limites fixées par la loi. Ce contenu n’est pas une consultation juridique.