Vous avez le droit d’être informé, et la réglementation organise cette information de façon assez précise. Elle distingue ce qui vous est notifié d’office, ce que le syndic délivre sur demande, et ce qui passe par le conseil syndical.
Ce que le syndic détient
« Le syndic détient les archives du syndicat, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes. Il délivre des copies ou extraits, qu’il certifie conformes, de ces procès-verbaux. » (article 23 du règlement grand-ducal).
Il tient par ailleurs une comptabilité séparée par copropriété, faisant apparaître la position comptable de chaque copropriétaire (article 24), et une liste à jour des copropriétaires avec l’indication des lots, ainsi que des titulaires de droits d’usufruit, de nue-propriété, d’usage ou d’habitation, avec leur état civil et leur domicile réel ou élu (articles 22 et 31).
Ce qui vous est notifié d’office avant chaque assemblée
Au plus tard en même temps que l’ordre du jour (article 5 du règlement grand-ducal) : le compte des recettes et des dépenses de l’exercice écoulé, l’état des dettes et créances, la situation de la trésorerie, le budget prévisionnel, les projets de règlement de copropriété, d’état descriptif de division ou de répartition des charges, les conditions essentielles des devis et marchés soumis au vote, et les projets de résolution dans les cas prévus.
Ce que vous recevez après l’assemblée
Le procès-verbal, notifié à la diligence du syndic. Sa notification est importante au-delà de l’information : c’est elle qui fait courir le délai de deux mois ouvert aux copropriétaires opposants ou défaillants pour contester une décision (article 34 de la loi).
Pour aller plus loin : la voie du conseil syndical
Au-delà de ces pièces, c’est le conseil syndical que la réglementation désigne comme organe de contrôle. Ce sont ses membres habilités qui peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic et après l’en avoir avisé, de l’ensemble des pièces, documents, correspondances et registres se rapportant à la gestion (article 16 du règlement grand-ducal).
Disons-le clairement plutôt que de laisser croire l’inverse : un copropriétaire isolé ne tire pas de ce texte un droit d’accès général à toutes les pièces de gestion. Les deux voies efficaces sont donc de passer par le conseil syndical, ou de faire voter en assemblée une vérification des comptes par des réviseurs de caisse ou un audit. Cela n’empêche nullement, bien sûr, de nous demander une pièce précise : nous répondons aux demandes motivées.
La liste des copropriétaires est un document de gestion, pas un annuaire : nous ne diffusons ni coordonnées ni situation comptable d’un autre copropriétaire. Le syndic est tenu au secret professionnel et au respect de la réglementation sur la protection des données. Si vous devez joindre un voisin, nous transmettons votre demande.
Les documents à conserver, de votre côté
- le règlement de copropriété et ses modificatifs, l’état descriptif de division ;
- les procès-verbaux d’assemblée, année par année ;
- vos décomptes annuels et vos appels de fonds ;
- le certificat du syndic remis lors de votre acquisition, et votre acte de vente ;
- pour un bailleur : le bail, et le décompte transmis au locataire.
En pratique chez nous
Votre espace en ligne My D&D Access regroupe les documents de votre copropriété et de votre lot : procès-verbaux, décomptes, appels de fonds, et le règlement de copropriété lorsqu’il nous a été transmis. Pour une pièce qui n’y figure pas, écrivez-nous en indiquant votre résidence, votre lot et le document recherché.
La délivrance de copies, d’extraits certifiés conformes ou de documents administratifs peut donner lieu à des frais, selon la grille votée pour votre copropriété et les décisions de l’assemblée. Nous vous l’indiquons avant d’engager la démarche.
Informations générales sur le droit luxembourgeois de la copropriété (loi modifiée du 16 mai 1975 et règlement grand-ducal du 13 juin 1975, dans leur version consolidée applicable au 1er août 2023). Votre règlement de copropriété peut prévoir des règles particulières, qui prévalent dans les limites fixées par la loi. Ce contenu n’est pas une consultation juridique.