Sie haben ein Recht auf Information, und die Vorschriften regeln diese Information recht genau. Sie unterscheiden zwischen dem, was Ihnen von Amts wegen zugestellt wird, dem, was der Syndic auf Anfrage ausgibt, und dem, was über den Verwaltungsrat (conseil syndical) läuft.
Was der Syndic verwahrt
„Der Syndic verwahrt das Archiv der Eigentümergemeinschaft sowie alle Vereinbarungen, Belege, Korrespondenzen, Pläne, Register und Unterlagen, die das Gebäude und die Eigentümergemeinschaft betreffen. Er verwahrt insbesondere die Register mit den Protokollen der Eigentümerversammlungen und die zugehörigen Anlagen. Er gibt Kopien oder Auszüge dieser Protokolle aus und beglaubigt sie.“ (Artikel 23 der großherzoglichen Verordnung).
Er führt außerdem eine getrennte Buchhaltung je Eigentümergemeinschaft, die die buchhalterische Position jedes Wohnungseigentümers erkennen lässt (Artikel 24), und eine aktuelle Eigentümerliste mit Angabe der Einheiten sowie der Inhaber von Nießbrauchs-, Nutzungs- oder Wohnrechten und des Eigentums ohne Nutzungsrecht, mit deren Personenstand und tatsächlichem oder gewähltem Wohnsitz (Artikel 22 und 31).
Was Ihnen vor jeder Versammlung von Amts wegen zugestellt wird
Spätestens zugleich mit der Tagesordnung (Artikel 5 der großherzoglichen Verordnung): die Einnahmen- und Ausgabenrechnung des abgelaufenen Geschäftsjahres, die Aufstellung der Verbindlichkeiten und Forderungen, die Liquiditätslage, der Haushaltsplan, die Entwürfe der Teilungserklärung, der Aufteilungsbeschreibung oder der Kostenverteilung, die wesentlichen Bedingungen der zur Abstimmung gestellten Kostenangebote und Aufträge sowie die Beschlussvorlagen in den vorgesehenen Fällen.
Was Sie nach der Versammlung erhalten
Das Protokoll, zugestellt durch den Syndic. Seine Zustellung ist über die Information hinaus bedeutsam: sie setzt die Frist von zwei Monaten in Lauf, die den widersprechenden oder säumigen Wohnungseigentümern zur Anfechtung eines Beschlusses offensteht (Artikel 34 des Gesetzes).
Wer weiter gehen will: der Weg über den Verwaltungsrat
Über diese Unterlagen hinaus bestimmen die Vorschriften den Verwaltungsrat als Kontrollorgan. Seine dazu befugten Mitglieder können im Büro des Syndic und nach vorheriger Ankündigung sämtliche Belege, Unterlagen, Korrespondenzen und Register zur Geschäftsführung einsehen und Kopien davon nehmen (Artikel 16 der großherzoglichen Verordnung).
Sagen wir es klar, statt den Eindruck des Gegenteils zu lassen: ein einzelner Wohnungseigentümer leitet aus dieser Vorschrift kein allgemeines Zugangsrecht zu allen Verwaltungsunterlagen ab. Die zwei wirksamen Wege sind daher der Weg über den Verwaltungsrat oder ein Beschluss der Versammlung über eine Prüfung der Abrechnung durch Kassenprüfer oder eine Revision. Das hindert Sie selbstverständlich nicht daran, bei uns eine bestimmte Unterlage anzufordern: begründete Anfragen beantworten wir.
Die Eigentümerliste ist eine Verwaltungsunterlage, kein Adressbuch: wir geben weder Kontaktdaten noch die buchhalterische Lage eines anderen Wohnungseigentümers weiter. Der Syndic ist zum Berufsgeheimnis und zur Einhaltung des Datenschutzrechts verpflichtet. Müssen Sie einen Nachbarn erreichen, so leiten wir Ihre Anfrage weiter.
Die Unterlagen, die Sie selbst aufbewahren sollten
- die Teilungserklärung und ihre Änderungen, die Aufteilungsbeschreibung (état descriptif de division);
- die Protokolle der Versammlungen, Jahr für Jahr;
- Ihre Jahresabrechnungen und Ihre Mittelabrufe;
- die beim Erwerb übergebene Bescheinigung des Syndic und Ihren Kaufvertrag;
- als Vermieter: den Mietvertrag und die dem Mieter übermittelte Abrechnung.
Wie es bei uns in der Praxis läuft
Ihr Online-Bereich My D&D Access fasst die Unterlagen Ihrer Eigentümergemeinschaft und Ihrer Einheit zusammen: Protokolle, Abrechnungen, Mittelabrufe und die Teilungserklärung, soweit sie uns übermittelt wurde. Für eine Unterlage, die dort nicht enthalten ist, schreiben Sie uns unter Angabe Ihrer Residenz, Ihrer Einheit und des gesuchten Dokuments.
Die Ausgabe von Kopien, beglaubigten Auszügen oder behördlichen Unterlagen kann Kosten verursachen, nach dem für Ihre Eigentümergemeinschaft beschlossenen Tarif und den Beschlüssen der Versammlung. Wir teilen Ihnen das mit, bevor wir den Vorgang einleiten.
Allgemeine Informationen zum luxemburgischen Wohnungseigentumsrecht (geändertes Gesetz vom 16. Mai 1975 und großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975, in ihrer am 1. August 2023 geltenden konsolidierten Fassung). Ihre Teilungserklärung kann besondere Regelungen vorsehen, die innerhalb der gesetzlichen Grenzen vorgehen. Dieser Inhalt ist keine Rechtsberatung.