Tem o direito de ser informado, e a regulamentação organiza essa informação de forma bastante precisa. Distingue o que lhe é notificado oficiosamente, o que o syndic (administrador de condomínios) entrega a pedido e o que passa pelo conseil syndical (comissão de condóminos).
O que o syndic detém
«O syndic detém os arquivos da copropriedade, bem como todas as convenções, documentos, correspondência, plantas, livros de registo e peças relativas ao edifício e à copropriedade. Detém, em particular, os livros que contêm as atas das assembleias gerais dos condóminos e as peças anexas. Entrega cópias ou extratos, que certifica conformes, dessas atas.» (artigo 23.º do regulamento grão-ducal).
Mantém, além disso, uma contabilidade separada por copropriedade, que apura a posição contabilística de cada condómino (artigo 24.º), e uma lista atualizada dos condóminos com a indicação das frações, bem como dos titulares de direitos de usufruto, de propriedade de raiz, de uso ou de habitação, com o respetivo estado civil e domicílio real ou eleito (artigos 22.º e 31.º).
O que lhe é notificado oficiosamente antes de cada assembleia
No limite ao mesmo tempo que a ordem de trabalhos (artigo 5.º do regulamento grão-ducal): a conta de receitas e despesas do exercício findo, o mapa das dívidas e dos créditos, a situação de tesouraria, o orçamento previsional, os projetos de regulamento da copropriedade, de état descriptif de division (descrição e divisão do edifício) ou de repartição dos encargos, as condições essenciais dos orçamentos e contratos submetidos a votação, e os projetos de deliberação nos casos previstos.
O que recebe depois da assembleia
A ata, notificada por diligência do syndic. A sua notificação é importante para além da informação: é ela que faz correr o prazo de dois meses aberto aos condóminos que votaram contra ou que faltaram para impugnar uma deliberação (artigo 34.º da lei).
Para ir mais longe: a via do conseil syndical
Para além destes documentos, é o conseil syndical que a regulamentação designa como órgão de fiscalização. São os seus membros habilitados que podem tomar conhecimento e obter cópia, no escritório do syndic e depois de o terem avisado, do conjunto das peças, documentos, correspondência e livros de registo relativos à gestão (artigo 16.º do regulamento grão-ducal).
Digamo-lo claramente, em vez de deixar crer o contrário: um condómino isolado não retira deste texto um direito de acesso geral a todas as peças de gestão. As duas vias eficazes são, portanto, passar pelo conseil syndical ou fazer votar em assembleia uma verificação das contas por revisores de caixa ou uma auditoria. Isso não impede, naturalmente, que nos peça um documento preciso: respondemos aos pedidos fundamentados.
A lista dos condóminos é um documento de gestão, não uma lista de contactos: não divulgamos contactos nem a situação contabilística de outro condómino. O syndic está sujeito a sigilo profissional e ao respeito da regulamentação sobre a proteção de dados. Se precisar de contactar um vizinho, transmitimos o seu pedido.
Os documentos a conservar, do seu lado
- o règlement de copropriété (regulamento da copropriedade) e os seus modificativos, o état descriptif de division;
- as atas das assembleias, ano por ano;
- os seus acertos anuais e as suas chamadas de fundos;
- o certificado do syndic entregue no momento da sua aquisição, e a sua escritura de compra e venda;
- para um senhorio: o contrato de arrendamento e o acerto transmitido ao inquilino.
Na prática, entre nós
A sua área em linha My D&D Access reúne os documentos da sua copropriedade e da sua fração: atas, acertos, chamadas de fundos e o regulamento da copropriedade quando nos foi transmitido. Para um documento que aí não figure, escreva-nos indicando a sua residência, a sua fração e o documento procurado.
A entrega de cópias, de extratos certificados conformes ou de documentos administrativos pode dar lugar a custos, segundo a tabela votada para a sua copropriedade e as deliberações da assembleia. Indicamo-lo antes de iniciar a diligência.
Informações gerais sobre o direito luxemburguês da copropriedade (lei alterada de 16 de maio de 1975 e regulamento grão-ducal de 13 de junho de 1975, na versão consolidada aplicável a 1 de agosto de 2023). O seu regulamento da copropriedade pode estabelecer regras específicas, que prevalecem nos limites fixados pela lei. Este conteúdo não constitui uma consulta jurídica.