Eigentümergemeinschaften, die gut funktionieren, haben fast immer einen aktiven Verwaltungsrat (conseil syndical). Das ist kein symbolisches Vertretungsorgan: die Vorschriften übertragen ihm eine echte Kontrollbefugnis über den Syndic.
Freiwillig, aber ausschlaggebend
„Ein Verwaltungsrat kann jederzeit eingerichtet werden, um den Syndic zu unterstützen und seine Geschäftsführung zu überwachen“ (Artikel 23 des Gesetzes). Er ist also nicht verpflichtend. Mehrere Mechanismen des Gesetzes greifen jedoch nur, wenn er besteht: die vorherige Stellungnahme vor einem dringlichen Abruf einer Vorauszahlung, die Genehmigung der schriftlichen Befragung außerhalb der Versammlung, die Einberufung der Versammlung bei Untätigkeit des Syndic, die laufende Verwaltung, wenn die Eigentümergemeinschaft ohne Syndic ist.
Wie er eingerichtet wird
Richtet die Teilungserklärung (règlement de copropriété) einen Verwaltungsrat ein, so legt sie die Regeln zu seiner Organisation und seiner Arbeitsweise fest, insbesondere die Zahl seiner Mitglieder und die Dauer ihres Mandats, die drei verlängerbare Jahre nicht überschreiten darf. Fehlt eine Bestimmung in der Teilungserklärung, so kann ein Verwaltungsrat jederzeit durch Beschluss der Versammlung eingerichtet werden, gefasst mit der Mehrheit des Artikels 17 — Mehrheit der Mitglieder, die mindestens drei Viertel der Stimmen vertritt (Artikel 13 der großherzoglichen Verordnung).
Wer darin sitzen kann
Die Mitglieder werden aus den Wohnungseigentümern, ihren Ehegatten oder ihren gesetzlichen Vertretern gewählt. Und eine Unvereinbarkeit ist unmissverständlich festgelegt: der Syndic, sein Ehegatte und seine Beauftragten können nicht Mitglieder des Verwaltungsrats sein, auch wenn sie Wohnungseigentümer sind (Artikel 14 der großherzoglichen Verordnung).
Die Mitglieder werden von der Versammlung mit der Mehrheit des Artikels 16 — der absoluten Mehrheit — bestellt oder, in deren Fehlen, durch Beschluss des Präsidenten des Bezirksgerichts auf Antrag eines Wohnungseigentümers (Artikel 23 des Gesetzes, Artikel 14 der großherzoglichen Verordnung). Sie können von der Versammlung jederzeit abberufen werden, nach den für ihre Bestellung vorgesehenen Bedingungen, oder mit der Mehrheit des Artikels 17, wenn sie durch die Teilungserklärung oder durch den Beschluss zur Einrichtung des Rates bestellt worden waren.
Ersatzmitglieder und Vakanz
Ein oder mehrere Ersatzmitglieder können unter denselben Bedingungen wie die ordentlichen Mitglieder bestellt werden; endet die Tätigkeit eines ordentlichen Mitglieds endgültig, so rücken sie nach Maßgabe der Vakanzen in der Reihenfolge ihrer Wahl nach, bis zum Ablauf des Mandats, das sie ersetzen. Ein Punkt, den man im Auge behalten sollte: der Verwaltungsrat ist nicht mehr ordnungsgemäß besetzt, wenn mehr als ein Viertel der Sitze vakant wird, aus welchem Grund auch immer (Artikel 15 der großherzoglichen Verordnung). Ersatzmitglieder vorzusehen vermeidet diese Lähmung.
Seine tatsächlichen Befugnisse
Der Verwaltungsrat gibt dem Syndic oder der Versammlung seine Stellungnahme zu den Fragen, zu denen er befragt wird oder die er selbst aufgreift. Vor allem aber „überwacht er die Geschäftsführung des Syndic, insbesondere dessen Buchhaltung, die Verteilung der Ausgaben, die Bedingungen, unter denen Aufträge erteilt und ausgeführt werden, und alle sonstigen Verträge“.
Und er verfügt über ein konkretes Zugangsrecht: „Eines oder mehrere Mitglieder des Rates, die von diesem dazu befugt sind, können im Büro des Syndic, nach vorheriger Anzeige, alle Belege, Unterlagen, Korrespondenzen und Register einsehen und kopieren, die sich auf die Geschäftsführung des Syndic und allgemein auf die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft beziehen“ (Artikel 16 der großherzoglichen Verordnung).
Er kann außerdem Aufgaben oder Befugnisübertragungen von der Versammlung erhalten, unter den Bedingungen des Artikels 16 a) des Gesetzes.
Eine Befugnisübertragung darf sich nur auf eine ausdrücklich bestimmte Handlung oder Entscheidung beziehen. Sie kann ihren Empfänger ermächtigen, bestimmte Ausgaben bis zu einem von ihr festgelegten Höchstbetrag zu beschließen. Sie darf der Versammlung in keinem Fall ihre Kontrollbefugnis über die Verwaltung des Gebäudes und die Geschäftsführung des Syndic nehmen, und über ihre Ausführung ist der Versammlung Rechnung zu legen (Artikel 12 der großherzoglichen Verordnung).
Ein Ehrenamt
„Die Tätigkeit als Vorsitzender und als Mitglied des Verwaltungsrats wird nicht vergütet.“ Der Rat kann sich dagegen von jedem Fachmann seiner Wahl unterstützen lassen; die Honorare dieses Fachmanns und die für die Arbeit des Rates erforderlichen Kosten sind Verwaltungsausgaben, die der Syndic unter den in der Teilungserklärung und gegebenenfalls im Beschluss der Versammlung festgelegten Bedingungen bezahlt (Artikel 17 der großherzoglichen Verordnung). Ein Verwaltungsrat kann sich also fachlich begleiten lassen, ohne dass seine Mitglieder die Kosten vorstrecken.
Sie erwägen zu kandidieren
Das ist eine gute Nachricht für Ihr Gebäude und für uns: ein präsenter Verwaltungsrat macht die Verwaltung schneller und die Beschlüsse belastbarer. Lassen Sie die Bestellung auf die Tagesordnung setzen — oder schreiben Sie uns, wir erläutern Ihnen die konkrete Arbeitsweise des Rates in Ihrer Residenz und den Rhythmus des Austauschs, den wir vorschlagen.
Allgemeine Informationen zum luxemburgischen Wohnungseigentumsrecht (geändertes Gesetz vom 16. Mai 1975 und großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975, in ihrer am 1. August 2023 geltenden konsolidierten Fassung). Ihre Teilungserklärung kann besondere Regelungen vorsehen, die innerhalb der gesetzlichen Grenzen vorgehen. Dieser Inhalt ist keine Rechtsberatung.